Transaksi Pembelian, Penjualan dan Pembayaran Gaji PT Media Indonesia PR 8

Pembahasan ERP PT Media Indonesia kali ini sesuai yang ditugaskan oleh bapak agung terminanto adalah mengenai transaksi pembelian , penjualan dan transaksi pembayaran gaji karyawan. Transaksi pembelian dilakukan pada modul purchase, transaksi penjualan pada modul sales, dan transaksi pembayaran gaji karyawan di modul payroll yang berada didalam modul human resources.

Proses PR dan PO adalah merupakan bagian dari sebuah proses besar dalam ERP yaitu proses Procurement atau Pengadaan. Proses pengadaan lengkap meliputi proses seperti berikut ini:

1. Purchase Requisition (PR), yaitu permohonan persetujuan untuk pembelian barang atau service. Permohonan ini biasanya berhubungan dengan persetujuan pembelian tentang nilai dari barang yang akan dibeli (jumlah barang, harga barang), spesifikasi dari barang, maupun pengaturan cash, yaitu kapan barang akan dibeli. PR disetujui akan berlanjut ke proses PO. Tutorial untuk memunculkan menu PR pada modul purchase dapat dilihat divideo.
2. Purchase Order (PO), yaitu proses pembelian barang atau jasa berdasarkan PR yang sudah disetujui. Proses yang terjadi dalam PO meliputi pemilihan harga untuk pemilihan Supplier termasuk didalamnya tentang detil kontrak, penerbitan PO itu sendiri yang sudah sesuai dengan kontrak dan ditandatangani oleh Pejabat berwenang sampai dengan dikirim dan dikonfirmasi oleh pihak Supplier.
3. Good Receipt/Service Receipt (GR/SR), yaitu proses penerimaan barang atau penyelesaian pekerjaan jasa berdasarkan PO yang sudah disetujui baik oleh pihak Pemesan (Customer)  maupun oleh pihak Supplier/Vendor. Proses detil dalam GR/SR adalah penerbitan surat tanda terima barang/jasa oleh bagian Store/Warehouse kepada Supplier/Vendor, persetujuan barang diterima oleh pemohon, pengakuan inventory ke dalam sistem.
4. Invoicing, yaitu penerimaan Invoice yang diterbitkan oleh Supplier/Vendor sesuai dengan surat tanda terima barang/jasa (Receiving). Proses yang terjadi adalah mencocokkan antara Invoice dengan PO dan GR/SR, pencatatan invoice (pengakuan hutang) ke dalam sistem.
5. Payment, yaitu proses pembayaran invoice oleh Customer kepada pihak Supplier/Vendor.Proses yang terjadi adalah persetujuan pembayaran oleh Management dan dilanjutkan dengan proses pembayaran bisa berupa penerbitan Check/Giro atau melalui Cash bias juga Transfer lewat bank. Pada OpenERP di odoo.com tersedia metode pembayaran (Payment Method) berupa Cash atau Bank.
6. Return Product, yaitu proses pengembalian barang dikarenakan berbagai alasan kepada pihak Supplier/Vendor. Return bisa terjadi sebelum atau sesudah proses Payment dilakukan. Return yang terjadi setelah proses payment biasanya diikuti dengan proses refund. Refund merupakan proses pengembalian uang yang telah dibayarkan pada invoice sebelumnya melalui invoice baru. Pada OpenERP di odoo.com terdapata fitur refund didalam PO yang sudah berstatus Done atau Paid yaitu fitur Ask Refund.

Tutorial Transaksi pembelian dapat dilihat di video tutorial PR,Quotation dan PO sedangkan untuk transaksi selama Desember PT Media indonesia terdapat di video tutorial transaksi Desember part 1 dan untuk tutorial proses refund dapat dilihat di tutorial video transaksi desember part 2 dan refund

Berikut ini adalah alur yang mungkin terjadi dalam proses Pembelian:

1. Purchase Requisition, yaitu alur untuk persetujuan pembelian. Persetujuan dalam PR meliputi nilai barang yang akan dibeli (jumlah dan harga) dan spesifikasi barang yang akan dibeli, pengaturan cash flow (kapan barang dibeli)
2. Purchase Order, yaitu alur untuk penerbitan PO. Persetujuan dalam PO meliputi pemilihan Supplier/Vendor (pemilihan harga), pengecekan term dalam PO seperti jangka waktu pembayaran, perpajakan, pengiriman.
3. Good Receipt/Service Receipt, yaitu alur untuk persetujuan penerimaan barang atau pengakuan penerimaan barang. Persetujuan dalam GR/SR adalah meliputi kesesuaian spesifikasi barang/jasa oleh pihak pemohon, pengecekan fisik barang oleh bagian Store/Warehouse.
4. Pembayaran, yaitu persetujuan pembayaran Invoice. Persetujuan dalam Pembayaran meliputi persetujuan kelengkapan dokumen (PO, GR/SR, Invoice), persetujuan pembayaran meliputi kesesuaian term, tanggal pembayaran (pengaturan cash flow).

Feature OpenERP

      Pada topic PR 8 kali ini PT Media Indonesia menggunakan fitur-fitur pada OpenERP di odoo.com modul sales management,Purchase management, modul Warehouse dan modul Human Resources. Sebagai tambahan adalah modul School management dikarenakan PT Media Indonesia bergerak di bisnis E-learning. Penjelasan umum fitur-fitur tersebut antara lain :

a. Sales Management

Modul sales memungkinkan kita untuk mengelola dan mengklasifikasikan pesanan penjualan pada sistem struktural dan aktual. Memungkinkan kita untuk membuat pesanan baru dan meninjau pesanan yang sudah ada di berbagai negara. Konfirmasi pesanan dapat memicu pengiriman barang, faktur dan waktu yang ditentukan oleh pengaturan dalam setiap

pesanan.

Dalam modul ini penjual dapat mendapatkan seluruh informasi yang dibutuhkab hanya dalam satu layar saja, dapat melakukan kontrol terhadap pemesanan dan pengiriman barang

serta dapat mengetahui semua operasi yang dilakukan pelanggan. Keuntungan dari enterprise management yaitu :

       Diintegrasikan dengan point of sales

       Accounting yang otomatis

       Dapat menampilkan report

Video tutorial untuk modul sales dapata nda lihat di video tutorial transaksi penjualan desember.

b. Invoicing

Open ERP memberikan banyak dukungan logistik untuk invoicing automation seperti dari pemesanan penjualan, dari biaya, dll. Modul ini memiliki system pricelist yang baik, modul follow-up yang sangat berguna. Keuntungan dari modul ini :

       Diintegrasikan dengan accounting analisis yang berkenaan dengan keuntungan

       Tidak ada double encoding

            Pada PT Media Indonesia proses pembayaran registrasi siswa atau SPP dibayarkan dan dicatatkan di modul invoicing.

  

c. Purchase

Purchase management memungkinkan Anda untuk mencari penjual dari harga penawarannya dan mengkonversikannya menjadi Pesanan Pembelian. Open ERP memiliki beberapa metode pemantauan dan pelacakan faktur penerimaan barang yang dipesan. Kita dapat menangani pengiriman yang partial di Open ERP, sehingga kita masih dapat mengetahui barang yang masih akan diantarkan. Open ERP memungkinkan sistem untuk menggenerate secar otomatis draft pembelian.

d. Warehouse Management

Modul ini menyediakan fungsionalistas untuk mengatur multi-warehouse. Untuk tiap warehouse, lokasi input, lokasi output dan lokasi stock dapat didefinisikan.

e. Acounting

Open ERP menyediakan modul acounting yang terintegrasi dengan financial accounting, analytic acounting, thrd party management , taxes management, budgets dan assets. Open ERP memili lebih dari 50 modul tambahan dalam accounting seperti electrnic bank transfer, assets management, automatic invocing, analytic control, dan statement management.

f. Payment Managements

Untuk membantu dalam mengelola harta dan pembayaran kepada supplier, pembayaran gai Open ERP menyediakan tools untuk menolong dalam persiapan pembayaran.

Human Resources

a. PayRoll

Modul ini digunakan untuk pembuatan slip gaji karyawan. Cara instalasi modul payroll dapat dilihat di tutorial install payroll.Tutorial pembuatan slip gaji karyawan dapat dilihat divideo tutorial payroll.

b. Contract

Modul ini digunakan untuk membuat kontrakn kerja karyawan dan gaji karyawan yang dapat terintegrasi dengan payroll.

Tutorial untuk PDF dari video purchase, sales dan payroll adalah :

Tutorial transaksi penjualan
Tutorial transaksi pembelian
Tutorial pembuatan slip gaji Payroll
video tutorial school managemant install
video tutorial balance sheet

tutorial po